FKKMDB PEDOMAN ORGANISASI

                   RANCANGAN PEDOMAN ORGANISASI (PO)

          FORUM KOMUNIKASI KELUARGA MAHASISWA DONGGO

 BIMA  (FKKMDB) SULAWESI SELATAN 

   PERIODE 2012-2013

                                                                                                                                                             

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pedoman Organisasi (PO) dirumuskan pada hari Sabtu 14 Desember 2012, hasil kesepakatan pengurus harian pada rapat evaluasi menjelang MUBES XV FKKMDB sulawesi selatan  Mengingat pentingnya pedoman ini, maka dalam rapat pengurus di bentuk Team penyusun PO oleh ketua FKKMDB sulawesi Selatan  periode 2011-2012.

Dengan kerja Ekstra team penyusun mencoba memformatkan ini, selanjutnya disyahkan dalam MUBES  XV di LPTQ Makassar,  Dalam MUBES ini, menghasilkan keputusan sebagai Berikut:

1.      Merumuskan dan menetapkan AD dan ART

2.      Merumuskan dan menetapkan tata tertip musyawarah pemilihan

3.      Merumuskan dan menetapkan pedoman organisasi

4.      Meerumuskan dan menetapkan GBPK

5.      Merumuskan, menyusun dan menetapkan struktur kepengurusan

Pedoman Organisasi (PO) lahir sebagai gagasan baru bersama dengan keinginan restorasi ide (pengulangan kembali gagasan kegemilangan HMD masa sebelumnya). Pedoman Organisasi (PO) memiliki makna yang strategis sebagai upaya merealisasikan tujuan FKKMDB sulawesi selatan.

B.     Pengertian

Pedoman Organisasi (PO) adalah acuan atau rujukan yang bersifat konstitusional dalam hidup berorganisasi, yang dijadikan kaidah dalam beradministrasi dan penyusunan program kerja. Operasionalisasi program kerja hendaknya didasarkan pada AD, ART, dan GBPK maka penjabaran dan penjelasan lewat pedoman organisasi (PO)

C.     Maksud dan Tujuan

Pedoman Organisasi (PO) disusun dengan maksud  dan tujuan sebagai berikut:

a.       Merumuskan langkah dan kebijakan organisasi dalam mendesain program kerja FKKMD Sulawesi Selatan

b.      Membuat atau memformat aturan organisasi agar lebih diarahkan pada tertib administrasi dan penguatan manajemen oarganisasi

c.       Penafsiran terhadap Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga FKKMDB Sulawesi Selatan agar tidak terjadi miskomunication.

INDEKS DAN KODE SURAT

Sesuai indek surat FKKMDB Sulawesi Selatan terbagi kedalam 2 bagian, yaitu surat keluar dan surat masuk.

1        Surat keluar diupayakan ditanda tangani oleh ketua umum serta diupayan tebusan ke Dewan Penasihat dan pembina. Surat keluar hasur diarsipkan untuk dijadikan document dalam menjalankan aktivitas organisasi.

2        Surat masuk harus diarsipkan dan dibahas dalam rapat rutin.

KODE SURAT

FKKMDB adalah organisasi yang bersifat kedaerahan maka kode suratnyapun disesuaikan dengan kondisi kedaerahan sebagai berikut:

Surat internal:

a.       Surat Internal dari:

1. Ketua Umum                                                                            Kode    : A

2. Bidang  Organisasi dan Pengembangan Kader                        Kode   :  A – I

3. Bidang Pengembangan Ilmu Pengetahuan                               Kode   :  A - II

4. Bidang Ekonomi Sosial Budaya                                               kode   :  A- III           

5. Bidang Kerohanian dan Pemberdayan Perempuan                  Kode   : A - IV

b.      Surat Keluar dengan Kode : B

1. Ke Instansi negeri dan swasta                                                 Kode   :  B
2. Ke Dewan Pembina/Penasihat                                                Kode   :  B-I
3. Ke Masyarakat                                                                        Kode   :  B-II

c.       SK dan Surat Mandat dengan                                                      Kode   :  C

TEKNIK MEMBUAT SURAT

Dalam membuat Surat, kertas hendaknya mengikuti pola nasional 4:4:3:3 dengan ketikan sebagai berikut:

1.          Kop surat hendaknya jelas dengan secretariat

2.          Sebelah kiri lambang lembaga FKKMDB dan sebelah kanan lambang daerah Bima.

3.          Basmallah di bawah kop surat

4.          Nama dan Tanggal keluar surat di ujung sebelah kanan surat, di atas nama pembuat surat dengan menggunakan tanggal masehi.

INDEKS SURAT

Sesuai indeks surat FKKMDB Sulawesi Selatan terbagi  ke dalam dua bagian yaitu:

1.      surat keluar diupayakan ditanda tangani oleh ketua umum serta diupayakan dewan penasihat dan pembina. Surat keluar harus diarsipkan untuk di jadikan dokumen dalam menjalankan aktivitas organisasi

2.      surat masuk harus diarsipkan dan diusahakan bahas dalam rapat rutin

3.      Nomor, lampiran, hal dan yth, disejajarkan sesuai petunjuk surat dalam lampiran.

4.      Puji syukur atau hamdalah

5.      Isi surat disesuaikan dengan tujuan surat, dan jelas tempat dan waktu (kode etik surat nasional).

6.      Penutup dan ucapan terima kasih, diakhiri dengan salam.

7.      Penempatan pengurus diupayakan di tengah-tengah surat, di ujung paling bawah.

8.      Tanda tangan dan stempel diupayakan sejajar dengan ketikan surat dan stempel dikenai tanda tangan sekretaris umum atau bendahara umum.

9.      Begitu juga membuat mandat, proposal dan jadwal acara.

Ketikan diupayakan satu spasi dengan rapi. Surat adalah penentu akan jalannya sebuah organisasi, dalam penyusunan surat, diupayakan memiliki arsip dan tembusan sebagai bahan pertanggung jawaban akan inventaris Organisasi.

Kode surat maupun indeks surat adalah merupakan bagian dari security organisasi, yang tahu hanyalah pengurus.

Apabila dalam hal tertentu, ada kebijakan dan rekomendasi pimpinan Organisasi, seperti Rasinalisasi pengurus atau alih fungsi dalam Organisasi, maka digunakan nomor surat istimewa dalam rangka memperkuat keputusan dan kebijakan organisasi.